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3 Tipps, für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit deiner Virtuellen Assistenz

3 Tipps, für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit deiner Virtuellen Assistenz

Denn nur, wenn du ein paar Dinge beachtest, ist die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz erfolgreich.

Kennst du das auch? Du hast dich entschlossen, dir Unterstützung für dein Business zu holen. Denn nur wenn du dir Unterstützung  holst, kann dein Business wachsen.

Wenn du die erste Hürde genommen hast – du hast eine Virtuellen Assistenz gefunden – dann kommt jetzt der Teil, der über Erfolg oder Misserfolg in der Zusammenarbeit entscheidet. Du musst dir die Mühe machen, dein neues Teammitglied zu briefen und einzuarbeiten.

Wenn du das nicht tust – und glaub mir, viele vergessen diesen wichtigen Schritt – wird das Ergebnis, das du bekommst eher mittelmäßig sein.

Ich weiß nicht, ob du schon immer selbstständig warst,. Vielleicht warst du einmal angestellt. Dann verstehst du vielleicht folgendes Szenario: Stell dir vor, du hast deinen ersten Arbeitstag. Dir wird dein neuer Arbeitsplatz gezeigt.  Du  findest auf deinem Schreibtisch 10 lose Zettel,        3 Post it kleben am Bildschirm und das Telefon klingelt. Deine Bürotür ist leider zu und es ist niemand da den du irgendetwas fragen kannst. Also fängst du einfach an zu arbeiten.  Das Passwort für den PC hast du durch Zufall auf einem der 10 Zettel gefunden und auch sonst suchst du dir schon alles zusammen. Aber es ist mühsam.

Was hier passiert? Zeit-, Energie-,  und Geldverschwendung auf beiden Seiten

Lies hier, meine 3 Tipps,  wie die Zusammenarbeit mit deiner Virtuellen Assistenz erfolgreich wird.

 Tipp 1 – Nimm dir Zeit für die Einarbeitung

Beschreibe die Aufgabe von Anfang bis Ende. Wenn du  Abkürzungen verwendest, die nicht geläufig sind, dann schreibe in Klammern für was diese Abkürzung steht. Je besser du erklärst und beschreibst, desto genauer kann später deine Virtuelle Assistenz arbeiten.  Am Anfang wirst du vielleicht sogar denken: „Wenn ich das selbst gemacht hätte, dann wäre das schon fertig.“ oder: „Das ist doch klar“. Ich kann dir sagen:  Nein, ist es nicht!

Für immer wiederkehrende komplexe Tätigkeiten lohnt sich oftmals das Aufnehmen eines Videos, dass du deiner Virtuellen Assistenz zur Verfügung stellen kannst.

Außerdem solltest du deiner Virtuellen Assistenz wichtige Informationen zur Verfügung stellen.  Also Informationen wie:

  • Welche Programme/Tools nutzt du und wofür (inkl. der entsprechenden Passwörter)
  • Schriften, Schriftgrößen, und Farbcodes
  • Kontaktdaten zu anderen Teammitgliedern (wer macht was)

 Tipp 2 – Nutze Tools für die Organisation

Wenn zwei oder mehr Menschen am selben Projekt arbeiten, ist es nicht immer leicht, den Überblick zu bewahren. Mit einem Planungstool hast du alle Informationen zu einem Projekt beisammen. Jedes Teammitglied hat zu jeder Zeit einen perfekten Überblick über den Stand aller Aufgabe und Projekte.

Für die Zusammenarbeit mit meinen Kunden nutze ich Tools wie Trello, Basecamp, slack oder Asana.

Für welches Tool du dich letztendlich entscheidest ist Geschmackssache. Du kannst die meisten Tools erst einmal in der kostenlosen Version testen.

 Tipp 3 – Gib Feedback

Feedback ist essenziell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit deiner Virtuellen Assistenz und das in dreierlei Hinsicht.

  1. Du bist super zufrieden mit dem Arbeitsergebnis? Dann sag´es!
  2. Du bist zufrieden, aber es gibt noch Optimierungsbedarf? Dann sag´es!
  3. Du bist unzufrieden? Dann sag´es!

Du merkst schon, Kommunikation ist alles. Niemand – auch die beste Virtuelle Assistenz der Welt kann deine Gedanken lesen. Erst durch dein Feedback kann sich jemand verbessern oder weiß, dass du zufrieden bist.

 

 Bonus Tipp 4 – Sei ansprechbar

Je enger du dich mit deiner Virtuellen Assistenz vernetzt und ansprechbar ist, umso besser und erfolgreicher wird eure Zusammenarbeit sein.

 

Jetzt hast du alles was du brauchst, damit deiner erfolgreichen Zusammenarbeit mit deiner Virtuellen Assistenz nichts mehr im Wege steht.

Hier noch einmal für dich kurz zusamengefasst:

  • Tipp 1 – Nimm dir Zeit für die Einarbeitung

  • Tipp 2 – Nutze Tools für die Organisation

  • Tipp 3 – Gib Feedback

  • Bonus Tipp 4 – Sei ansprechbar

Du brauchst Unterstützung? Du kannst dir vorstellen mit mir zu arbeiten? Dann lass uns gerne sprechen. Ich habe aktuell noch Platz für einen Kunden (Monatspaket von 20 Stunden).

Deine Stephanie

 

 

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